Los recursos en un archivo Job Jackets compartido pueden compartirse con cualquier proyecto que use las fichas de trabajo contenidas en ese archivo Job Jackets. Cuando un recurso compartido se actualiza en un proyecto, el cambio se trasmite automáticamente a todos los demás proyectos que usan ese recurso.

Por ejemplo, suponga que dos artistas de maquetación, llamados Andrea y Héctor, trabajan por separado en dos proyectos. Cada proyecto usa una ficha de trabajo situada en un archivo Job Jackets titulado “Job Jackets de Bryn”. (No importa si las dos fichas de trabajo se basan en la misma plantilla de ficha de trabajo o no, con tal de que ambas fichas de trabajo residan en el archivo “Job Jackets de Bryn”.)

Ahora suponga que las dos fichas de trabajo incluyen una hoja de estilo llamada “Subtítulo de logotipo”. Como esta hoja de estilo está incluida en una ficha de trabajo, la definición de la hoja de estilo se almacena en el archivo Job Jackets. Y como las fichas de trabajo de ambos artistas de maquetación incluyen esta hoja de estilo, ambos proyectos pueden usar la definición de la hoja de estilo que está almacenada en el archivo Job Jackets compartido. De modo que si Andrea, la artista de maquetación principal, decide cambiar la fuente utilizada en la hoja de estilo “Subtítulo de logotipo”, ese cambio se comunicará automáticamente a la maquetación en que Héctor está trabajando, y la fuente de su copia de la hoja de estilo cambiará también. En otras palabras, el recurso de la hoja de estilo “Subtítulo de logotipo” puede sincronizarse en los dos proyectos.

Dentro de un archivo Job Jackets compartido, sólo puede haber una definición de cada recurso, independientemente de cuántas fichas de trabajo utilicen ese recurso. De modo que si las fichas de trabajo de dos proyectos usan el mismo recurso (en este caso, una hoja de estilo), dicho recurso puede sincronizarse automáticamente en esos proyectos.

Es importante hacer notar que la copia de un recurso en un archivo de proyecto está vinculada a la copia de dicho recurso en la ficha de trabajo, aunque es independiente. De modo que si la copia de un recurso cambia en un proyecto — por ejemplo, si Andrea cambia la fuente de la hoja de estilo “Subtítulo de logotipo” — QuarkXPress no actualizará automáticamente la copia de ese recurso en el proyecto de Héctor a menos que se haya habilitado la colaboración tanto en el proyecto de Andrea como en el de Héctor (Archivo > Configuración de colaboración). Si la colaboración está habilitada para Andrea, QuarkXPress comunicará automáticamente el cambio en el proyecto de Andrea a su ficha de trabajo activa y así, se actualizará automáticamente la copia del recurso en el archivo “Job Jackets de Bryn”. Si Héctor también tiene habilitada la colaboración, su copia de QuarkXPress leerá la definición actualizada de “Job Jackets de Bryn” e insertará la nueva definición en su proyecto.

Cuando Andrea cambia la definición del recurso compartido de la hoja de estilo, su copia de QuarkXPress envía ese cambio (por medio de la ficha de trabajo activa del proyecto) al archivo Job Jackets compartido. Entonces, la copia de QuarkXPress de Héctor lee la definición actualizada de la hoja de estilo en el archivo Job Jackets y actualiza la definición en su proyecto.

Las especificaciones que controlan cuándo se realizarán estas actualizaciones se localizan en el cuadro de diálogo Configuración de colaboración (menú Archivo).

En la ficha Actualizaciones, las casillas de verificación Al abrir, Antes de imprimir y Al trabajar controlan cómo el proyecto actualizará sus definiciones de recursos a partir del archivo Job Jackets compartido cuando el proyecto se abre, antes de que se envíe a impresión y mientras el usuario trabaja en el proyecto

Para controlar la frecuencia con que se escribirán y leerán los cambios en los recursos compartidos de un archivo Job Jackets compartido, use la ficha Actualizaciones del cuadro de diálogo Configuración de colaboración (menú Archivo).

La ficha Job Jackets de este cuadro de diálogo muestra el nombre de la estructura del archivo Job Jackets del proyecto activo, el estado (compartido o no compartido), la vía de acceso al archivo Job Jackets (si corresponde), y el nombre de la ficha de trabajo activa del proyecto activo Los botones en la parte inferior de la ficha son los siguientes:

• Otro Job Jackets: Use este botón para vincular este proyecto a una ficha de trabajo en otro archivo Job Jackets.
• Otra ficha: Use este botón para vincular este proyecto a una ficha de trabajo diferente.
• Actualizar: Si las opciones de actualización automática en la parte superior de este cuadro de diálogo están desactivadas, puede usar este botón para realizar una actualización manual.
• Compartir/No compartir: Use este botón para separar el proyecto activo del archivo Job Jackets compartido. La ficha de trabajo del proyecto se traslada a una estructura de Job Jackets incrustada dentro del archivo del proyecto.

Puede controlar si se compartirá la estructura del archivo Job Jackets del proyecto activo en la ficha Job Jackets del cuadro de diálogo Configuración de colaboración (menú Archivo).

Es importante hacer notar que un vínculo entre dos fichas de trabajo no implica que todos los recursos se sincronizarán automáticamente entre los proyectos que utilizan esas fi
chas de trabajo. Un recurso se sincroniza entre dos proyectos sólo si se satisfacen las siguientes tres condiciones:

• El recurso existe en ambos proyectos.
• El recurso existe en las fichas de trabajo de ambos proyectos.
• Las fichas de trabajo de ambos proyectos están en el mismo archivo Job Jackets.