Ressursene i en delt Job Jackets-fil kan deles av alle prosjekter som benytter jobbsedler i denne Job Jackets-filen. Når en delt ressurs blir oppdatert i ett prosjekt, kan endringen automatisk overføres til alle andre prosjekter som benytter den aktuelle ressursen.

Sett for eksempel at to layoutformgivere kalt Andrea og Hector arbeider hver for seg på to prosjekter. Hvert prosjekt benytter en jobbseddel som befinner seg i en Job Jackets-fil kalt «Bryns Job Jackets». (Det spiller ingen rolle om de to jobbsedlene er basert på den samme jobbseddelmalen, så lenge begge jobbsedlene befinner seg i «Bryns Job Jackets».

Anta nå at begge jobbsedlene omfatter en tekstmal kalt «Logounderhode». Siden denne tekstmalen er tatt med i en jobbseddel, blir tekstmalens definisjon lagret i Job Jackets-filen. Videre kan begge prosjekter benytte tekstmaldefinisjonen som er lagret i den delte Job Jackets-filen, siden begge layoutformgivernes jobbsedler inneholder denne tekstmalen. Hvis derfor Andrea, som hovedansvarlig for layoutformgiverne, bestemmer seg for å endre fonten i tekstmalen kalt «Logounderhode», kan denne endringen kommuniseres automatisk til den layouten der Hector arbeider – og fonten for hans kopi av tekstmalen vil endres også. Med andre ord kan ressursen for tekstmalen «Logounderhode» synkroniseres mellom de to prosjektene.

I en delt Job Jackets-fil kan det bare være én definisjon for hver ressurs, uansett hvor mange jobbsedler det er som benytter denne ressursen. Hvis derfor jobbsedlene for to prosjekter benytter den samme ressursen (i dette tilfellet en tekstmal), kan denne ressursen synkroniseres automatisk mellom disse prosjektene.

Det er viktig å legge merke til at kopien av en ressurs i en prosjektfil er koblet til, men er atskilt fra kopien av den aktuelle ressursen i jobbseddelen. Hvis derfor kopien av ressursen i et prosjekt endres – for eksempel hvis Andrea endrer fonten til tekstmalen «Logounderhode» – oppdateres ikke kopien av denne ressursen automatisk i QuarkXPress i Hectors prosjekt, med mindre samarbeid er aktivert for både Andreas og Hectors prosjekter (Arkiv/Fil > Samarbeidsoppsett). Hvis samarbeid er aktivert for Andrea, kommuniserer QuarkXPress automatisk endringene fra Andreas prosjekt til den aktive jobbseddelen, og dermed blir kopien av ressursen oppdatert automatisk i «Bryns Job Jackets». Hvis samarbeid også er aktivert for Hector, leser hans kopi av QuarkXPress den oppdaterte definisjonen fra «Bryns Job Jackets» og setter inn den nye definisjonen i hans prosjekt.

Når Andrea endrer definisjonen til den delte ressurstekstmalen, sendes denne endringen med hennes kopi av QuarkXPress (gjennom prosjektets aktive jobbseddel) til den delte Job Jackets-filen. Hectors kopi av QuarkXPress leser deretter den oppdaterte tekstmaldefinisjonen fra Job Jackets-filen og oppdaterer definisjonen i sitt prosjekt.

Innstillingene som bestemmer når disse oppdateringene skal skje, befinner seg i dialogboksen Samarbeidsoppsett (menyen Arkiv/Fil).

På fliken Oppdateringer, styrer avmerkingsboksene Ved åpning av, Før utskrift og Under arbeid hvordan prosjektet oppdaterer ressursdefinisjoner fra den delte Job Jackets-filen når prosjektet åpnes, før det sendes til utskrift og mens du arbeider på prosjektet.

Du kan selv bestemme hvor ofte endringer med delte ressurser skal skrives til eller leses fra en delt Job Jackets-fil via fliken Oppdateringer i dialogboksen Samarbeidsoppsett (menyen Arkiv/Fil).

Fliken Job Jackets i denne dialogboksen viser navnet på det aktive prosjektets Job Jackets-struktur, statusen (delt eller ikke delt), banen til eventuell Job Jackets-fil og navnet på det aktive prosjektets aktive jobbseddel. Knappene nederst på fliken er følgende:

• Endre omslag: Denne knappen kobler prosjektet til en jobbseddel i en annen Job Jackets-fil.
• Endre seddel: Denne knappen kobler prosjektet til en annen jobbseddel.
• Hent oppdatering: Hvis valgene for automatisk oppdatering øverst i denne dialogboksen blir deaktivert, kan du bruke denne knappen til å foreta en manuell oppdatering.
• Aktiver deling/Deaktiver deling: Denne knappen kobler det aktive prosjektet fra den delte Job Jackets-filen. Prosjektets jobbseddel flyttes til en Job Jackets-struktur som er integrert i prosjektfilen.

Du kan styre deling for det aktive prosjektets Job Jackets-struktur på fliken Job Jackets i dialogboksen Samarbeidsoppsett (menyen Arkiv/Fil).

Det er viktig å legge merke til at en kobling mellom to jobbsedler ikke betyr at alle ressurser blir synkronisert automatisk mellom prosjektene som benytter disse jobbsedlene. En ressurs blir bare synkronisert mellom to prosjekter hvis alle de tre følgende betingelsene foreligger:

• Ressursen forekommer i begge prosjekter.
• Ressursen forekommer i begge prosjekters jobbsedler.
• Begge prosjekters jobbsedler er i den samme Job Jackets-filen.